El servicio de transporte consta de unidades propias (tipo utilitarios), modernos y ágiles para satisfacer las exigencias de nuestros clientes a cualquier hora del día de acuerdo a las modalidades del servicio, sus chóferes están provistos de teléfonos celulares y uniformes identificatorios. El servicio de transporte se utiliza tanto para trasladar toda la documentación desde sus instalaciones hasta nuestro depósito, como para atender posteriormente las demandas de consultas.
Las mismas se fabrican en cartón corrugado tri-capa, totalmente reforzado con un g ramaje de 200 grs, disponen de una capacidad aproximada de 15 kgr., son indispensables para mantener (como contenedores de documentación) el archivo en forma ordenada y homogénea. Están compuestas por: caja con tapa independiente, dos precintos de seguridad numerados y una bolsa de polietileno rectangular protectora de polvo y suciedades. Las cajas-archivo tienen una medida de 420 mm. x 320 mm. x 250 mm., tienen además manijas troqueladas para su mejor traslado y orificios laterales para la colocación de los precintos de seguridad; estos son numerados y la entrega de cada caja incluye dos de ellos. Todas las cajas contenedoras tienen contratado un seguro en el
costo del servicio de almacenamiento de la documentación por cada
caja-archivo incluídos en el alquiler del servicio.
Sistema de Trasvase y
referenciación :
Como tarea complementaria para el servicio de guarda de documentación se ofrece personal preparado convenientemente para realizar el trasvase, compilación, archivado y
referenciación de documentación para su correcta reorganización a realizar
en nuestras dependencias
o en vuestras instalaciones, fijando
directivas en conjunto y/o bajo su supervisión.
Toda la documentación es guardada en nuestras cajas-archivo que son codidificadas por cliente por medio de un sistema de utilización interna; la referenciación sobre el contenido de cada caja-archivo es luego procesada y entregada posteriormente al cliente a través de CD-Rom acompañada con el manual de detalle de contenido.
Nuestra Sala Ignífuga ha sido diseñada exclusivamente
para la guarda de documentación de suma importancia como libros
rubricados, contratos, soportes magnéticos, etc..-
Esta sala esta diseñada para mantener condiciones de temperatura y humedad constante
con el objeto de no perjudicar la
documentación
que será mantenida en óptimas condiciones a través del tiempo. Está revestida en su totalidad por un material aislante de las temperaturas llamado vermiculita y provista de censores de humo y
temperaturas conectados a la alarma central. Su cierre es hermético, pues posee una
puerta
especial
totalmente
blindada.
El servicio de consulta permite
acceder a la documentación en
custodia
mediante cualquiera de la alternativas siguientes: La atención
de consultas, se pueden
efectuar vía telefónica, fax o personalmente; también
pueden solicitarse las entregas a domicilio (consiste en un servicio
puerta a puerta) con vehículos exclusivos para tal fin, asegurando la entrega en las modalidades de Normal o
Urgente.- El servicio de consulta normal garantiza la entrega de las cajas o de la documentación a las 24 horas de solicitadas, efectuándose la entrega
generalmente
a
la
mañana
siguiente. El servicio de consulta urgente es de resolución en el día, garantiza la entrega dentro de las 24 horas de solicitada la
documentación, lo
requerido
por
la
mañana
se entrega a
primera
hora
de
la
tarde. El servicio de consulta inmediata se realiza vía fax. Todas las consultas se efectúan con previa
autorización
firmada
por
responsable
de
vuestra
empresa.
|
Disponemos de oficinas
totalmente equipadas para la
consulta de
documentación, el titular o personal autorizado puede consultar la información directamente en el centro de custodia sin
tener la necesidad de trasladar la
documentación fuera del mismo; en
las cuales se garantizan la confidencialidad y la privacidad en las tareas a
desarrollar por vuestros consultores, además de un espacio
adecuado para la misma. Las oficinas se encuentran equipadas con líneas de
teléfonos, fotocopiadora, fax y
computadoras a
disposición del cliente, para desarrollar el
trabajo de
consulta pertinente. |
|
Disponemos de un sistema de
administración de
cajas-archivo diseñado
específicamente para ejercer absoluto
control de cada una de ellas, y que además, permite entregar
periódicamente información
referente a su estado, cantidad de
consultas efectuadas,
personas que
consultaron, etc.;
posibilitándonos un
confiable, seguro y rápido acceso a
la información
en
el caso de
consultas.
Nuestro sistema permite la búsqueda de datos del
contenido por
caja-archivo, concepto
del
documento, número
o fecha,
permitiendo ubicar la información
requerida eficientemente.
La aplicación del software permite la u bicación de las cajas-archivo en la estantería para su guarda, surge por asignación automática y definitiva, mediante un sistema de códigos que impide su identificación por quien no estuviera expresamente autorizado para acceder a la información.
El asesoramiento y ordenamiento de la documentación es brindado
a través de nuestro
servicio a cargo
del
equipo
profesional de archivistas con
el que
contamos, que
mediante
estudios
de producción de documentos, de originales y de copias
y de su utilización real,
de normativas internas
y legislación, ayudarán
a determinar cronogramas de
envíos de
documentación al archivo,
plazos
precaucionales de guarda,
tablas
y
cronogramas de destrucción, establecimiento de series
documentales, etc.. Nuestros analistas de
organización
documental cuentan
con
una
larga
y probada experiencia en la aplicación de una metodología propia,
operativa y
moderna
incorporando soluciones ya probadas
en grandes Empresas que
garantizan resultados óptimos para la reducción de gastos en concepto de
archivos.
Para la digitalización de imágenes, procesamos los documentos a digitalizar y proveemos e instalamos los archivos de imágenes, las bases y las unidades de almacenamiento. Nuestro costo es un único precio por imagen digitalizada. Con la digitalización de imágenes desaparecen los movimientos físicos del documento, minimizándose la posibilidad de extravío o deterioro. El software es de desarrollo propio, parametrizado para cada cliente en particular, desde un mínimo de 1000 unidades hasta 500.000 imágenes.
Archivos Integrales S. A., ha establecido una alianza estratégica con la firma Provincanje S. A., con el fin de proveer al grupo de clientes de ambas empresas soluciones integrales en concordancia con la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión de archivos y en consecuencia a los servicios habituales de nuestra empresa incorporamos:
Digitalización de imágenes. Conversión de documentos en formato papel a documentos electrónicos, editables en pantalla de una PC en segundos; esta solución es soportada en redes LAN, intranets y extrantets.
Provincanje S.A. es una empresa de Servicios de Procesamiento de documentos y transacciones, con intensivo Soporte Informático de Alta Tecnología y Desarrollo de Sistemas a medida, y especial inserción en los circuitos operativos del Área Financiera del país.
Administra y procesa servicios integrales de: Canje de Valores sobre más de 1.000 plazas bancarias del interior del país, Procesamiento de Clearing, Depósitos Interprovinciales, Cobranza de Planes de Pago, Back-Office de las Recaudaciones de Impuestos y Servicios en todas sus modalidades y Transferencias de Fondos de Alto Valor.
Realiza el procesamiento integral del Impuesto a los Ingresos Brutos de todas las Provincias por Convenio Multilateral, habiendo desarrollado además los sistemas que utilizan tanto los contribuyentes para sus presentaciones y pagos, como las Direcciones Provinciales de Rentas para su gestión y seguimiento.
Canaliza, procesa y desarrolla sistemas de Cobranzas de Seguros, en forma integral desde la emisión de las facturas hasta la administración de los pagos, con tecnología de interpretación de documentos por imagen.
Posee una Red de Telecomunicaciones privada con Bancos y el Banco Central de la República Argentina. De alcance nacional, además de múltiples interconexiones con Empresas de diversa índole y redes establecidas, en forma directa o por intranet.
Provincanje S. A., es Cámara Electrónica de Compensación de Valores del Sistema Nacional de Pagos, homologada para tal fin por el Banco Central de la República Argentina.
El expurgue y destrucción de documentación se realiza una vez establecido el ordenamiento del archivo, se procede a predeterminar el tiempo prudencial por el cual será guardada la información y a partir de que fecha, cada documento que compone el archivo, deberá ser mantenido en esas condiciones; pasado este tiempo se determinará mediante el expurgue la posterior destrucción. La destrucción de la documentación se efectúa sobre pedido expreso del cliente, se logra así mantener depurado el archivo, con el consecuente ahorro de espacio.
El edificio, propiedad de nuestra
empresa,
consta
de una superficie total
de 3000
metros cuadrados distribuidos en planta baja y cinco
pisos, construido en hormigón armado
con capacidad de soportar hasta 800 kg./
mts. cuadrado. Posee tanque
de agua
individual contra
incendio
de 20.000
litros
de capacidad, con
bocas
de incendio
en todas las plantas provistas de mangueras en perfectas condiciones de uso y lanzaderas graduables de chorro y/o pulverización, aprobado por
Bomberos de la localidad de San Martín, provincia de Buenos Aires.
Seguridad y Vigilancia:
La empresa cuenta con: Servicio de Vigilancia permanente y circuito cerrado de
televisión durante las 24 horas del día conectada con policía y directivos de la empresa;
dispone
de
un
sistema
de
Alarma Micro Procesada con
Censores
Infrarrojos con una central monitoreable externamente cuyo servicio se presta desde una Estación
Central de
Monitoreo
las
24
horas
del
día,
los
365
días
del
año.
La empresa cuenta con un sistema propio de control de
plagas
(insectos,
roedores
y murciélagos),
el
mismo
se
efectúa
semanalmente
con
productos
químicos
aprobados.
Sistema de detectores de humo instalados en toda la planta, conectados a una central
inteligente
de
ultima
generación
marca:
Notifier AFP - 200, aprobado por las normas de seguridad UL - S635 y ULC -
CS118
e
ISO - 9001, procedente de EEUU. La alarma está conectada al Cuartel de Bomberos, al Cuartel de Policía y a los domicilios
particulares
de
los
directivos de Archivos Integrales S. A..
La planta esta cubierta en todos los sectores con baterías de
extintores portátiles del tipo ABC
distribuidas en forma estratégicas por todo el edificio.
Contamos con dos montacargas especiales de diferentes dimensiones con capacidad suficiente para la carga y descarga de las cajas-archivos en las diferentes plantas de nuestras
instalaciones; además de una gran entrada de vehículos para efectuar los trabajos mencionados.
La iluminación artificial es del tipo fría, o sea alumbrado fluorescente. Las conducciones eléctricas son del tipo de tubos de acero visto - sobre la superficie de los parámetros - de características antideflagrantes.
Además del espacio a dedicar para la disposición de los archivos,
las
empresas
deben
contar
con
empleados
para
desarrollar
estas
tareas, instalaciones adecuadas, medidas de seguridad, estanterías resistentes, medios para la movilización de los documentos,
etc.
Por todo lo mencionado
anteriormente
Archivos Integrales S. A., que cuenta con un equipo de archivistas especializados y utilizando una avanzada tecnología
implementó un servicio que mejora los costos de administración de todo tipo de organizaciones: El outsourcing de archivos (Tercerización de
Archivos).
El outsourcing de archivos está orientado a cubrir un hueco que
existe en el área de servicios, y surge para dar respuesta a varios de los problemas con los que se encuentra la empresa moderna. Es un sistema que funciona desde algún tiempo en los países más desarrollados y que lleva unos pocos años aquí en la
Argentina,
resulta
costoso
destinar
lugares
para
los
papeles
que
por
razones
legales
deben
ser
conservados durante varios años, es así que nació la idea de la tercerización de
archivos.